De tal manera que estos puedan ser localizados rápidamente por los empleados o directivos de la compañía. Quienes muchas veces pierden tiempo buscando entre una enorme cantidad de papeles y carpetas.
Almacenamiento en la nube: Considera la adopción de soluciones de almacenamiento en la nube para facilitar el acceso remoto a la información.
El primer paso en la implementación de un sistema de gestión documental es realizar una exhaustiva evaluación de las necesidades específicas de la empresa. Esto implica identificar los tipos de documentos de gestión que se manejan, los procesos existentes de manejo de documentos, los problemas o desafíos que se enfrentan y los objetivos que se desean alcanzar con la implementación del sistema.
La gestión documental se basa en la creación de un sistema eficiente que permita a las organizaciones almacenar grandes volúmenes de información de manera segura y ordenada. Esto incluye la digitalización de documentos, el uso de bases de datos y sistemas de almacenamiento en la nube, así como la implementación de procesos de captura y recuperación de datos.
Antes de entrar de lleno en materia, podemos colocar de ejemplo uno de estos sistemas. Tal es el caso del software de recursos humanos de Sesame, una herramienta digital enfocada a gestionar muchos de los procesos que guardan relación directa con el departamento de recursos humanos.
No dependes de World-wide-web: Las empresas conservan sus datos y están disponibles con o sin conexión a Online. Si hay cortes de conexión, los empleados pueden seguir trabajando sin interrupciones.
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La búsqueda de documentos y la consulta de información precisa es una práctica muy frecuente dentro de las pequeñas o grandes corporaciones. Dicha práctica puede resultar muy compleja cuando existen muchos documentos guardados y no se cuenta con un sistema de gestión documental efectivo.
Sin Dependencia de Net: Los sistemas on-premise no dependen de la conectividad a World-wide-web para acceder a los documentos, lo que puede ser beneficioso en entornos con conectividad limitada o inestable.
Además de esto, dentro de la importancia de la gestión documental, destaca que esta funciona para agilizar el uso compartido de archivos entre los individuos interesados.
La adopción de un DMS puede conducir a una reducción significativa de costes en varias áreas de la organización:
Además, al establecer flujos de trabajo automatizados y alertas para recordatorios de tareas, se optimizan los procesos internos, minimizando los errores y maximizando el tiempo productivo del individual. Esto permite una mejor colaboración entre equipos y una respuesta más ágil a las demandas del mercado.
Los documentos están disponibles en tiempo serious en la nube y se puede acceder a documentos digitales ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.
Estas herramientas permiten a los equipos colaborar, almacenar y compartir archivos en tiempo authentic, facilitando una gestión centralizada sin coste alguno.
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